Les équipes virtuelles fournissent actuellement un pourcentage substantiel de la main-d'œuvre dans les entreprises informatiques et deviennent rapidement partie intégrante du paysage commercial mondial. Comme tout modèle d'entreprise émergent, les équipes virtuelles posent plusieurs défis à l'embauche d'entreprises, ce qui nécessite un changement dans les stratégies de gestion.
Une communication claire est essentielle lors des transactions commerciales et c'est une façon de bâtir de solides relations avec les clients. Cependant, cela peut également poser des défis dans la gestion d'équipes virtuelles offshore avec une orientation culturelle et linguistique différente, à moins que des lignes directrices de communication ne soient définies à l'avance pour remédier à la disparité.
Voici les sept plus grands défis auxquels les équipes virtuelles sont confrontées actuellement.
1. Langues et différences interculturelles
Les équipes éloignées proviennent de différents coins du monde et apportent avec elles leurs antécédents culturels et leur orientation. Les perspectives culturelles des gens influencent grandement leurs styles de travail et leur éthique.
Cela peut créer des malentendus ou des conflits lorsque vous travaillez ensemble dans une configuration multiculturelle, telle qu'une équipe virtuelle offshore qui doit collaborer avec le groupe interne.
La hiérarchie dans les opérations d'équipe peut également se heurter à des vents contraires en raison de la compréhension différente de l'autorité à travers les cultures conduisant à un ressentiment possible et affectant négativement la productivité.
Les femmes sont toujours confrontées à des obstacles lorsqu'elles dirigent des équipes. Les hommes de certaines cultures peuvent ressentir du ressentiment à recevoir des instructions de femmes chefs d'équipe ou managers. D'ailleurs, il y a le problème de la langue. L'anglais peut être une langue commerciale courante, mais différentes cultures l'utilisent différemment.
Comment gérer les problèmes interculturels?
Pour gérer efficacement votre équipe virtuelle multiculturelle, investissez dans une formation interculturelle après le recrutement. Laissez tout le monde comprendre les traits culturels de l'autre, même si superficiellement pour permettre le lien d'équipe.
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La formation aidera également les chefs d'équipe à gérer les membres individuellement avec respect tout en tenant compte des différences culturelles. Établissez des lignes directrices pour gérer les attentes en matière de performances, les canaux de communication et un mécanisme clair de résolution des conflits pour promouvoir l'esprit d'équipe.
Créez un site de communication interne ou un canal de chat sur lequel les membres de l'équipe peuvent poster leurs opinions ou questions. Plus ils sont divers, mieux ils fonctionneront s'ils sont correctement liés
2. Outils et lacunes technologiques non pertinents
Un grand nombre de travailleurs à distance apportent au système autant de nouveaux outils qui posent le défi de la protection des données à l'équipe informatique interne. Parfois, les travailleurs obsolètes et virtuels sans approbation informatique peuvent utiliser des outils potentiellement dangereux sur le système, car tout ce qui leur importe est de faire leur travail.
L'utilisation de plusieurs outils et applications sans contrôle interne peut submerger toute entreprise informatique, certaines passant inaperçues et constituant une menace pour les données sensibles. Cela peut ne pas être délibéré, mais une conséquence des lacunes technologiques à travers le monde.
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Comment aborder les outils et technologies?
Pour contrer cette menace potentielle et, en même temps, faciliter vos télétravailleurs, mettez en place des lignes directrices sur l'utilisation des outils et applications sur le système de l'entreprise. Permettre éventuellement aux membres de l'équipe senior d'approuver tout outil ou application qu'un travailleur distant peut choisir d'utiliser avant de le faire.
De cette façon, votre entreprise peut définir un système de sécurité serré et un contrôle complet grâce à un accès centralisé et à une gestion des identités pour une meilleure sécurité.
Vous pouvez également investir dans des outils et du matériel et les fournir à vos équipes virtuelles pour assurer la cohérence de la structure du système. Grâce à un accord de prêt avec les travailleurs, l'entreprise peut fournir les bons outils à faible coût.
3. Différents fuseaux horaires et temps de réponse
Travailler sur plusieurs fuseaux horaires entrave considérablement la collaboration constante qui est nécessaire lorsque vous travaillez en équipe sur un projet. L'équipe virtuelle pourrait être séparée du siège social jusqu'à sept heures, ce qui signifie qu'il y aura des moments où un groupe travaillera et l'autre au lit.
Cela complique les réunions de consultation nécessaires à l'évaluation et à l'orientation des progrès. La communication en temps réel qui est vitale pour la gestion de projet ne peut pas être efficace et les messages critiques sont reçus plusieurs heures plus tard avec la possibilité d'être ignorés.
Gestion du problème de fuseau horaire
Alors que les tendances marketing des petites entreprises se tournent vers la présence sur le Web, il est important d'apprendre à gérer les fuseaux horaires à tout moment. Pour maintenir des flux de travail efficaces entre votre équipe distante et votre bureau à domicile, vous devez ajuster les heures d'ouverture et, si possible, introduire une disposition de quart de travail.
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Trouvez un moment pratique de la journée où toutes les équipes doivent converger en ligne pour un engagement commun en temps réel. Communiquez les horaires et les délais à tous les membres de l'équipe et fournissez des canaux ouverts qu'ils peuvent utiliser pour des clarifications ou des soumissions.
Avec une telle structure, chaque travailleur jouera son rôle au bon moment quel que soit son fuseau horaire. Il est également important d'avoir au moins une personne en ligne 24h / 24 et 7j / 7 au siège social pour fournir une assistance en cas de besoin.
4. Manque de confiance
La méfiance est nuisible dans n'importe quel environnement de travail, qu'il soit virtuel ou dans un cadre physique. Il met les travailleurs les uns contre les autres au lieu de travailler ensemble pour atteindre l'objectif commun. Dans un environnement virtuel, cela peut résulter d'idées fausses sur ceux que vous ne pouvez pas voir physiquement et que vous pourriez juger inférieurs.
Cela pourrait être la conséquence de différences culturelles ou simplement penser que vous auriez pu faire un meilleur travail que l'outsider. Le propriétaire du projet peut également développer une méfiance, en particulier lorsqu'il dépense de l'argent sur une main-d'œuvre qu'il ou elle n'a aucun contrôle pratique.
Comment créer la confiance
La confiance dans les affaires ne peut pas être surestimée et peut aider à améliorer la productivité des équipes en plus de maintenir des équipes virtuelles. En tant que propriétaire de projet, planifiez des visites pour interagir avec vos équipes externalisées afin de dissiper tout sentiment de méfiance.
Ces visites sont tout aussi essentielles lorsque votre projet est un développement Web, car des discussions individuelles peuvent aider votre équipe à mieux comprendre le concept et les attentes. Vous évaluerez également les dépenses du projet et écarterez toute crainte d'une mauvaise utilisation.
Définissez un énoncé de mission clair, établissez des outils de gestion des tâches transparents et encouragez la collaboration vers un objectif commun. Cela vous fera gagner la confiance des milléniaux qui forment la majeure partie de la main-d'œuvre informatique.
5. Faible productivité
Les équipes virtuelles travaillant dans des endroits éloignés ont tendance à se détendre ou à simplement suspendre les tâches par manque de supervision. L'environnement libéral pourrait conduire à la paresse et à une mauvaise utilisation du temps sans planification guidée. Les travailleurs peuvent également dépasser les exigences du projet ou s'égarer dans des tâches qui ne leur sont pas assignées et, dans le processus, souffrir d'épuisement professionnel et de frustrations.
Tout cela affecte négativement la productivité en termes de délais manqués et de tâches incomplètes. Le manque de surveillance sur site est un défi pour la productivité si les travailleurs à distance ne sont pas correctement guidés.
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Conseils pour soutenir la productivité
Pour améliorer la productivité des équipes virtuelles, assurez-vous que les tâches sont clairement définies avec des objectifs, des délais et des attentes définis. Autant que vous respectez leur vie privée, exigez des contrôles réguliers pour évaluer les progrès et la responsabilité.
Pour les paiements basés sur les heures facturables, vous souhaiterez peut-être utiliser des outils de suivi du temps pour garder un œil sur vos équipes distantes. Le suivi du temps vous aidera également à établir des délais pour des tâches similaires à l'avenir. Pour une meilleure efficacité, demandez aux travailleurs d'observer des heures régulières dans leur fuseau horaire pour éviter l'épuisement professionnel.
Les enregistrements de groupe programmés aideront non seulement à fournir un état d'avancement général, mais aussi à encourager ceux qui sont en retard à rattraper leur retard. Cela permet à chaque membre de prendre conscience de son rôle et définit clairement ce que l'on attend de lui.
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6. Contraintes budgétaires
Le budget est une contrainte sérieuse lors de l'externalisation de vos projets de développement logiciel. Lorsque vous traitez avec votre bureau à domicile, les choses sont faciles à gérer. Quel que soit le matériel, les logiciels ou les outils que vous achetez, ils restent la propriété de l'entreprise et seront utilisés au bureau.
Lorsque les employés partent, ceux qui arrivent peuvent utiliser le même équipement sans avoir besoin de nouvelles fournitures. Les équipes virtuelles ont un atout constant que les entreprises recherchent: le talent. Cependant, ces travailleurs peuvent manquer d'outils vitaux pour exécuter le projet et il incombe au propriétaire de les équiper pour plus d'efficacité. Cela peut être un défi pour les deux et une issue est nécessaire.
Équilibrer les contraintes et les opportunités
Si vous avez affaire à des talents technologiques individuels, vous devrez peut-être faire un effort supplémentaire et leur acheter l'équipement nécessaire à des conditions mutuellement acceptables. Vous pourriez inclure une clause de prêt dans leur contrat pour faciliter l'achat de ces outils à des conditions de remboursement plus favorables.
Avec cet arrangement, vous pouvez influencer les spécifications de tout ce qu'ils achètent pour la compatibilité avec votre système. Alternativement, si cela s'avère coûteux, vous pouvez sous-traiter à des sociétés de services technologiques qui recrutent et facilitent ces travailleurs dans les centres technologiques. Cela comporte également l'avantage des services de gestion qui peuvent vous permettre de vous concentrer sur d'autres aspects de votre entreprise.
7. Les défis de la distraction
Les équipes virtuelles indépendantes travaillant à plusieurs endroits sont confrontées au défi des distractions qui nuisent aux performances. Des amis qui s'arrêtent pour discuter ou pour vous sortir peuvent perturber votre horaire de travail.
La famille à la maison ou les bruits extérieurs peuvent être une distraction continue et cela peut affecter votre processus de pensée affectant votre créativité. Pour créer un bon site Web, un logiciel ou tout autre produit informatique, cela prend du temps et de la concentration et nécessite un environnement propice.
Aider les employés à gérer leur environnement
Vous voudrez peut-être savoir si le lieu de travail prévu pour votre talent technologique est propice à un travail efficace, rapide et de qualité. Discutez avec un futur travailleur à distance pour convenir des normes que vous attendez et des lignes directrices du projet.
S'il exprime des inquiétudes quant à la pertinence de son environnement de travail, discutez pour voir comment aider au mieux pour des raisons d'efficacité.
Impressionnez le talent technologique qui, malgré le travail à distance, doit prendre le projet au sérieux en observant la discipline comme dans une configuration de bureau. Les normes que vous définissez doivent être conçues pour faire respecter la discipline pendant le projet.
Conclusion
Le travail à distance n'est pas une forme de travail en roue libre occasionnelle, comme beaucoup peuvent le supposer, mais une profession sérieuse de haut talent. Il entraîne avec lui une grande responsabilité et beaucoup de stress. La gestion du temps et l'autodiscipline sont très importantes pour une personne qui aspire à travailler dans des équipes virtuelles et à déterminer votre succès ou votre échec.
Tiffany Harper
Auteur invité
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