Guide de travail à distance pour les entreprises

Le travail à distance est le présent et l'avenir du travail. Du moins, pour la plupart des emplois technologiques et de bureau. Ce n’est pas une idée nouvelle non plus, par exemple, des pays comme la Suède ont innové et le font depuis des années.

Avec les développements qui nous entourent, l'approche préhistorique 9-5 est lentement abandonnée. Les gens n’ont plus à se déplacer pour se rendre au travail et les employés adorent la flexibilité des emplois à distance.

Même avant l'épidémie de COVID-19, une équipe répartie devenait une pratique standardisée. Comme l'a rapporté OwlLabs, aux États-Unis uniquement, les gens travaillent à distance à temps plein 66% de plus que la moyenne mondiale.

Avec la pandémie en cours en 2020, de nombreuses entreprises doivent réévaluer leur approche et s'adapter à la situation actuelle.

En ces temps difficiles, chez Auteur, en tant qu'entreprise de plus de 50 employés disposant déjà d'une infrastructure distante performante, nous avons décidé de fournir aux entreprises un guide de travail à distance qui peut les aider à rester à flot. Commençons!

Mythes du travail à distance

Le travail à distance, en particulier si vous dirigez une grande équipe, peut être une tâche extrêmement exigeante. Mais, lorsqu'il est exécuté correctement, il peut devenir un moyen efficace de faire avancer les choses. Pour permettre à toute l'équipe de jouer au plus haut niveau, commençons par démystifier les plus grands mythes qui entourent les équipes distribuées. Voici quelques-uns des mythes les plus courants concernant le travail à distance:

Manque de communication

L'un des plus grands mythes est que le travail à distance entraîne souvent une diminution ou presque aucune communication des employés. Ce n'est pas vrai. Une équipe peut bien communiquer, même si elle n'est pas dans le même bâtiment, principalement en utilisant des outils de communication vidéo, audio et chat.

De plus, avec le suivi du temps, les espaces de mémoire dans le cloud et des logiciels de travail supplémentaires, l'interaction entre les équipes travaillant à différents endroits n'a pas à être un défi.

Faible productivité

Il y aura toujours ceux qui considèrent le travail à distance comme se prélasser devant l'ordinateur portable. Cependant, la recherche montre que 65% des employés se sentent plus productifs lorsqu'ils travaillent à domicile.

Certains arrangements de bureau à porte ouverte peuvent même entraîner des discussions et des réunions en personne distrayantes et une diminution de 70% de la collaboration et de la productivité.

L'essentiel est que la productivité se résume à la communication et à la responsabilité. Avec des attentes et une responsabilité définies pour le travail, tout se passera bien.

Culture d'équipe réduite

La culture d'une entreprise se compose de sa mission, des interactions avec ses employés et ses équipes et de valeurs partagées. Lorsqu'une équipe travaille vers un objectif, aucune distance ou emplacement éloigné ne devrait mettre un terme à la culture du travail.

Bien sûr, travailler à distance signifie qu'il n'y a pas de discussions avec les watercoolers. Mais, avec les bonnes activités, même les moments sociaux à distance peut renforcer la culture d'équipe. En fait, en raison de la popularité croissante du travail à distance, il est temps de redéfinir la culture de travail de votre entreprise.

Comment fonctionnent les équipes distantes?

Le travail à distance permet aux équipes de travailler à domicile avec une intensité égale à celle du bureau. Cependant, l'optimisation de l'équipe pour des processus de travail à distance complets demande un certain effort, c'est pourquoi, chez Auteur, nous travaillons en étroite collaboration avec chaque membre de l'équipe pour créer un processus distribué efficace.

Notre PDG Mario Peshev joue un rôle clé dans l'établissement d'une communication et d'une collaboration cohérentes, malgré l'emplacement. Selon Mario, pour que les équipes à distance fonctionnent, les entreprises doivent prêter attention aux aspects suivants:

La communication – C’est l’une des principales priorités des employés à distance et de la direction. Nous synchronisons plusieurs fois par jour avec chacun de nos employés. Les développeurs mettent à jour leur code dans GitHub ou Bitbucket, et les spécialistes du marketing mettent à jour leurs feuilles de calcul et documents.

Chacun de nos employés est un communicateur rapide afin que nous puissions éviter les délais manquants et traiter la régression, même en dehors du bureau. Chez Auteur, nous utilisons deux canaux de communication principaux, Slack pour les synchronisations quotidiennes et Asana pour les affectations d'équipe.

Expérience – Chacune de nos nouvelles recrues a au moins 2-3 ans d'expérience de travail à distance. Dans la plupart des cas, les employés expérimentés sont plus conscients des exigences du travail à distance. Cependant, tout le monde a encore besoin de gestion et de supervision.

Culture d'entreprise – C'est peut-être le plus grand défi dans les environnements de travail à distance. La communication, la collaboration et les rencontres jouent tous un rôle vital ici. Mais, une équipe est composée de personnalités différentes, et tout le monde ne peut pas avoir les mêmes éléments sociaux extravertis qui s'intègrent parfaitement.

C'est pourquoi nous exploitons la culture d'entreprise pour nos membres éloignés. Nous avons régulièrement des discussions Slack hors sujet, des lancements du lundi et des conversations individuelles non commerciales.

Pourquoi les entreprises mettent en œuvre le travail à distance?

Les situations d'urgence ne sont pas la seule occasion où les entreprises se tournent pour distribuer leur travail à travers le monde. De nombreux avantages et opportunités ont rendu le travail à distance attrayant en premier lieu:

• Grandes économies: Selon un récent rapport de PGi, en embauchant des employés à distance, les entreprises peuvent économiser jusqu'à 10 000 $ par an pour chacune d'entre elles. Lors de l'embauche d'un employé à distance, les entreprises n'ont pas à payer des dépenses de bureau et d'équipement considérables.
• Efficacité: Comme indiqué dans une étude Airtasker, les employés à distance travaillaient au moins 1,4 jour de plus chaque mois ou 16,8 jours par an. La probabilité pour les employés de bureau d'éviter de travailler lorsque leur temps d'écran est suivi est 17% plus élevée que pour les employés distants.
• L'équilibre travail-vie: Le travail à distance permet aux employés de mieux contrôler leur journée. Ils ont le temps de travailler sur leurs tâches, de voir leur famille, de fixer un rendez-vous chez le médecin, et pourtant, tout ressemble à une journée de travail typique.
• Talent mondial: La télécommande signifie que vous pouvez choisir parmi les talents mondiaux mondiaux. Peu importe où se situe votre entreprise. Même si les employés potentiels viennent d'un autre État, s'ils peuvent travailler sur leurs ordinateurs portables, ils n'ont pas à se déplacer vers votre emplacement physique.
• Durabilité: Maintenant, nous devons plus que jamais prendre soin de notre planète. C’est ce qu’un plan de travail à distance nous aide à réaliser. Comme indiqué dans un rapport FlexJobs sur les avantages environnementaux du travail à distance, si les employés travaillent à distance pendant au moins la moitié de leur journée de travail, cela entraînerait des économies substantielles de gaz, de pétrole et de kilomètres parcourus.

Les inconvénients et les défis du travail à distance

Comme vous pouvez le voir, le travail à distance présente de nombreux avantages. Cependant, vous devez être conscient qu'il apporte également son propre ensemble de défis, tels que:

• Distractions: Le travail à distance peut être gênant. Cela est particulièrement vrai lorsque les employés travaillent à domicile, entourés de leur famille ou dans un café bruyant.
• Problèmes de communication: Des problèmes surviennent en raison de la portée floue du projet et de la faible communication.
• Problèmes de discipline: Dans de nombreux cas, les employés distants ne disposent pas de la discipline critique au bureau, car ils sont loin de l'emplacement physique de l'entreprise.
• Problèmes techniques: Le travail à distance dépend de la technologie. Ainsi, si certains problèmes surviennent avec les outils de communication, les équipes peuvent perdre plusieurs minutes ou heures au cours de la journée de travail.
• La gestion Obstacles: La surveillance des équipes de plus de 50 employés distants est assez compliquée. Vous avez besoin d'un enregistrement des heures de travail de chacun, des jours de congé, de la paie et du temps de travail disponible. Tout ne se passera pas aussi bien que vous pourriez vous y attendre.

Traits requis d'un employé distant

Il y a quelques traits et compétences essentiels qu'un employé à distance doit avoir En tant qu'équipe qui a travaillé à distance pendant des années, nous apprécions les avantages que le travail à distance apporte. Mais nous avons suffisamment d'expérience pour nous assurer que le travail à distance n'affecte pas notre productivité et notre qualité de travail.

D'après notre expérience, les éléments suivants sont les traits critiques d'employés distants de qualité et productifs que vous devez rechercher:

• Communicatif: Un employé à distance responsable touche régulièrement la base. Il / elle fournit toujours des réponses et des mises à jour pour les projets et répond à chaque préoccupation de l'équipe.
• Minutie: Chez Auteur, nous sommes incroyablement détaillés, et c'est l'une de nos règles que nous ne jurons que par. Nous insistons sur des rapports et des conversations approfondis. Nous visons à fournir autant de contexte que possible afin que chacun puisse comprendre et répondre de la bonne manière.
• Fiabilité: Nous ne saurions trop insister sur l’importance de cela. Le travail à domicile ne signifie pas que l'employé doit «Netflix et se détendre». Le travail est un travail, quel que soit le lieu physique. Lorsque vous êtes à la maison, surtout en famille, il est facile de se laisser distraire. C'est pourquoi les délais des projets sont importants et une bonne gestion est cruciale.

Maintenir une approche axée sur les objectifs

L'une des meilleures façons de garantir que vos employés restent concentrés et productifs est de définir à l'avance les bons objectifs. Avec des objectifs clairs et des livrables définis, les équipes distantes peuvent obtenir plus de succès.

Commencez par les objectifs personnels et professionnels de chaque employé. Les livrables se concentreront-ils sur chaque individu, ou sont-ils pour toute l'équipe?

Chaque livrable hebdomadaire, mensuel, trimestriel et même annuel doit être réaliste et réalisable. Lorsque le résultat est clair, vous pouvez garder l'équipe concentrée sur l'avancement de chacun de vos projets. Déterminez les mesures appropriées pour chaque employé distant et décidez des résultats qui illustrent le résultat du projet / de la tâche.

Exécution le S.M.A.R.T. approche par objectifs est une méthode éprouvée pour garder tout le monde sur la bonne voie:

• ‍Spécifique: Quel est le résultat particulier que chaque employé doit atteindre?
• ‍Mesurable: Chaque objectif est-il mesurable? Et comment pouvez-vous le mesurer?
• Réalisable: Les objectifs fixés pour chaque employé sont-ils réalistes et réalisables? ?
• Pertinent: L'objectif est-il pertinent pour le travail de l'employé? Vous ne demanderiez pas à un programmeur de prendre en charge la rédaction d'articles, n'est-ce pas?
• Limité dans le temps: Les dates d'échéance et les délais sont-ils réalistes? Les objectifs fixés peuvent-ils être atteints pendant le temps imparti?

Établir les règles de travail

Si vous n'avez jusqu'à présent établi aucune règle, le moment est venu de le faire, même si la situation à distance est temporaire. Dans ces moments, il est plus important que jamais pour tout le monde de comprendre la situation et les règles lors d'un travail à distance.

Définir les attentes

Des attentes réalistes sont essentielles à la productivité des employés et au succès de l’entreprise. Définir ce qui suit:

• Heures d'ouverture: Quand commencera la journée de travail et quand se terminera-t-elle? Définissez un temps de travail normal afin que personne ne perde la trace du temps et du surmenage.
• la communication: Lorsque vous contactez les membres de l'équipe, quel est le temps de réponse? Doivent-ils répondre immédiatement ou avant la fin de la journée? ,? De plus, comment la communication sera-t-elle menée? Par e-mail ou par des programmes comme Slack, Zoom ou Skype?
• Disponibilité: Définissez un calendrier et enregistrez la disponibilité de chaque employé. Tenez compte des situations inattendues telles que les rendez-vous chez le médecin ou d'autres urgences. Décidez comment la disponibilité sera gérée, par e-mail ou par calendrier mutuel.

Effectuer des examens réguliers de l'équipe

Les rapports et les revues d'équipe sont d'une importance vitale lors de la gestion d'une équipe distante. Actuellement, chez Auteur, nous organisons les réunions d'enregistrement et d'examen de l'équipe suivantes:

• Coup d'envoi hebdomadaire: Chaque semaine, nous avons des discussions de lancement pour discuter des progrès et des priorités. Nous organisons également des réunions distinctes de 30 minutes pour les équipes de développement et de marketing.
• Rapports hebdomadaires: Chaque semaine, nos employés synchronisent leurs progrès, réalisations de projets et priorités.
• Stand-Ups quotidiens: Chaque jour ouvrable, les employés partagent une liste de tâches et de projets pour la journée. Avec cela, nous pouvons suivre la productivité et nous synchroniser avec eux pour les priorités et les délais.

Utiliser les bons outils

Lorsque vous travaillez à domicile, les interactions au travail ne sont pas aussi faciles qu'au bureau. C'est pourquoi vous devez utiliser des outils à votre avantage pour créer un environnement de bureau virtuel.

Récemment, nous avons mis à jour notre publication récapitulative "13 entreprises distantes partagent leurs outils de collaboration préférés". Les outils mentionnés étaient:

• GSuite – Un SaaS qui combine chaque outil créé par Google pour les entreprises, y compris Gmail, Docs, Sheets, Slides, Calendar, Drive, Sites, etc.
• Slack – Un logiciel de messagerie instantanée en milieu de travail qui prend en charge de nombreux compléments et divers outils. Il y a deux façons d'envoyer des messages sur Slack, soit dans une discussion de groupe ou via des messages directs avec chaque employé.
• Asana – Un SaaS développé pour améliorer la collaboration d'équipe et la gestion de projet. Avec Asana, vous pouvez gérer chaque projet et tâche à partir d'un seul endroit.
• Zoom – Avec ce logiciel, vous pouvez rester en contact avec vos collègues comme vous le feriez en personne.
• Airtable – Airtable peut être utilisé pour stocker des données dans une feuille de calcul d'une manière intuitive et visuellement attrayante. C'est un outil qui peut servir de base de données pour le CRM, la gestion des tâches et le logiciel de suivi de projet.
• Trello – Un outil de collaboration qui permet d'organiser vos projets via des tableaux. Il vous aide à garder une trace de vos projets en cours, qui y travaille et s'il y a eu des progrès.
• Telegram – Une plate-forme de messagerie instantanée et vocale. Il peut être installé sur Android, iOS, Windows, macOS ou Linux. Les employés peuvent l'utiliser pour envoyer des messages et / ou des fichiers multimédias de tout type.
• HelloSign – Un outil en ligne qui permet aux employés de signer des documents avec des signatures électroniques juridiquement efficaces. Les utilisateurs peuvent également télécharger des documents via une interface glisser-déposer.
• Evernote – Logiciel de prise de notes pour une meilleure organisation, gestion et archivage des tâches.
• WhatsApp – Une application de messagerie pour envoyer des messages texte et des fichiers multimédias.
• Skype – Logiciel pour la communication vidéo, vocale et textuelle instantanée. Les utilisateurs peuvent également envoyer tout type de fichiers multimédias.
• Basecamp – Un logiciel de gestion de projet qui peut être utilisé dans les navigateurs de bureau et les smartphones. Il vous fournit des outils pour planifier, créer et télécharger des documents, ainsi que la messagerie des employés.
• Facebook Workplace – Un outil de collaboration qui permet aux employés d'interagir dans un espace «Facebook interne».

Outre les outils ci-dessus, nous voulons mentionner quelques autres outils que vous pouvez utiliser pour votre gestion du travail à distance:

• HubSpot – Un outil de marketing entrant et de vente utilisé pour attirer et convertir des prospects.

• Dropbox – Un service cloud où vous pouvez stocker vos fichiers et les garder disponibles dans le cloud quand vous en avez besoin.
• Hubstaff – Un outil de suivi du temps qui permet à votre direction de surveiller les activités de chaque employé pendant les heures de travail.

• Grammaire – Un outil qui aide les rédacteurs de contenu à corriger leur texte pour une meilleure grammaire et orthographe.
• Zapier – Un outil d'automatisation qui vous permet d'intégrer chaque application et chaque logiciel et de planifier des tâches sans avoir à les répéter manuellement.

Emballer

Ce guide s'adresse à toutes les entreprises qui ont l'intention de progresser dans ces moments difficiles. Au cœur de la question, le travail à distance est un changement crucial nécessaire à la suite de la pandémie de COVID-19.

À ce stade, abandonner le travail de bureau 9-5 traditionnel pour un poste distant bénéficiera à tout le monde et maintiendra les opérations commerciales en place. Le travail à distance est la voie de l'avenir, car nous devons tous veiller à la fois sécurité et efficacité au travail pour nos employés et clients.