Comment gérer une équipe WordPress distante

Envisagez-vous les avantages du travail à distance?

Des centaines d'entreprises explorent les opportunités de travail à distance et beaucoup d'entre elles le font avec succès. Voici comment vous pouvez le faire fonctionner.

Mario Peshev, notre PDG de Auteur, s'est exprimé lors de WordCamp Europe 2016 et a donné ses conseils à tous ceux qui envisagent une équipe distante ou ceux qui gèrent déjà une équipe WordPress distante. Etant donné qu’une grande partie de son expérience concerne WordPress, les exemples qu’il utilise proviennent de ce secteur, bien que ses suggestions puissent s’appliquer à de nombreux domaines.

Comme il le dit, "si la chirurgie cardiaque peut être effectuée à distance, aucun responsable de commerce en ligne n'a d'excuse pour ne pas suivre la route distribuée".

Mario a débuté en tant que connaisseur de code et professionnel de l'informatique avant de se lancer lentement dans la gestion de projet et le marketing, ce qui l'a amené à lancer Auteur. Auteur est une agence WordPress distribuée qui compte des employés sur trois continents différents.

Nous proposons des logiciels en tant que service et des solutions WordPress à grande échelle, en utilisant des rétentions pour un développement continu. À l'heure actuelle, notre équipe compte déjà six contributeurs WordPress et plusieurs membres actifs de la communauté WordPress.

Regardez la vidéo ci-dessous ou continuez à lire pour un résumé de la conférence.

Direction des affaires et leadership

Avant d’envisager des employés à distance, Mario vous recommande d’examiner de près l’orientation de votre entreprise. Vous avez besoin d'un plan pour les 3 prochains mois, 6 mois, voire peut-être 3 ans, afin de savoir quoi faire maintenant.

Il est de votre devoir d’élaborer un plan et une stratégie très clairs, puis de trouver des personnes qui partagent les mêmes valeurs et comprennent votre mission.

Votre leadership doit vous représenter le mieux possible. Au fur et à mesure que votre équipe grandit, vous ne pourrez plus parler à tout le monde et ce seront les responsables de votre équipe qui devront prendre la relève. En outre, vous ne devez en aucun cas autoriser des personnes toxiques à proximité de vos employés ou clients, car elles peuvent tuer votre entreprise.

Ensuite, identifiez les postes clés pour lesquels vous devez embaucher. Celles-ci différeront selon votre industrie. Savoir quels postes vous devez pourvoir vous dira quelles sont les compétences (techniques) essentielles de vos employés.

Qualités d'un employé distant

Outre les compétences techniques, un employé distant doit posséder certaines qualités. En fait, les compétences techniques ne sont pas si importantes qu’elles peuvent être apprises. Un employé distant doit être responsable, avoir un bon esprit d'équipe, être autonome et motivé. Les employés distants manquent souvent de motivation parce qu'ils ne se sentent pas membres de l'équipe à cause de la distance.

Le candidat idéal sera également un apprenant rapide et trouvera lui-même des solutions aux problèmes rencontrés. Au lieu d'être des «responsables», ce seront des décideurs qui s'approprieront un problème ou un produit. Ils devraient pouvoir porter plusieurs chapeaux.

Wade Foster de Zapier donne les conseils suivants:

• Embaucher des gens.
• Embauchez des personnes en qui vous pouvez avoir confiance.
• Faites confiance aux personnes que vous embauchez.
• Embaucher des personnes qui peuvent écrire.
• Embauchez des personnes acceptables sans lieu de travail social.

Mario a mentionné le modèle ROWE: environnement de travail basé uniquement sur les résultats. Il diffère du télétravail de deux manières importantes. Premièrement, la journée de travail n’est pas fixe et le fait de travailler à domicile ou de prendre un congé ne nécessite pas d’autorisation.

Deuxièmement, ce qui est suivi et récompensé, c'est l'efficacité et non le temps perdu. Mario recommande de récompenser les personnes performantes en leur donnant plus de liberté ou du temps pour se ressourcer.

Bien sûr, des exceptions existent. Le support client et les appels client exigent que vous soyez disponible à une heure donnée. Cependant, de nombreux emplois sont créatifs, y compris ceux de concepteurs, de développeurs et de spécialistes du marketing. Ces emplois nécessitent une certaine attitude et une certaine motivation pour bien faire les choses. Le modèle ROWE leur convient donc.

Comment embaucher des employés à distance

Lorsque vous écrivez une offre d'emploi, assurez-vous qu'elle soit aussi détaillée et descriptive que possible et que vous mettez l'accent sur les compétences interpersonnelles que vous recherchez. Les qualités que vous devriez idéalement considérer sont la communication, la responsabilité, la pensée logique, etc.

Faites des projets et des jalons d'essai. Les gars de Modern Tribe disent «Engagez lentement, tirez vite». Mario recommande de donner à chacun une chance avec des projets d'essais sécuritaires (généralement internes) où il n'y a aucun risque de ruiner le travail du client.

Donner aux gens le travail et mesurer leurs compétences interpersonnelles de base. Vous constaterez que certaines personnes sont très performantes (comme l’a inventé Chris Lema) bien qu’elles n’aient pas fière allure sur papier.

Lorsque vous travaillez avec une nouvelle personne, définissez toujours les attentes et mesurez tout: productivité, qualité du code, tout ce que vous pouvez mesurer. Des outils tels qu'Asana aident vraiment ce processus.

Chez Auteur, nous n'embauchons que 2% des candidats. Trop de personnes ne sont tout simplement pas construites pour le travail à distance, même si elles font d'excellents employés de bureau.

Utilisez le modèle de travail agile

La communication au sein d'une équipe WordPress distante est essentielle. Étant donné que l'équipe ne peut se rencontrer et discuter du flux de travail, tout doit être en ligne et configuré de manière à pouvoir être mis à jour rapidement, même si quelqu'un manque une journée de travail.

À Auteur, nous avons des réunions de lancement lundi où nous discuterons du sprint hebdomadaire des tâches sur lesquelles nous allons travailler. La réunion est en Slack et laisse un journal écrit où toute personne qui a manqué la réunion peut en prendre connaissance plus tard.

Nous utilisons Asana pour planifier et assigner toutes les tâches. Bien que chacun ait la sienne, Asana nous aide à suivre les progrès des autres car il existe toujours des interdépendances au sein de l’équipe.

Nous avons des relevés quotidiens pour diriger et naviguer, ainsi que des revues hebdomadaires tous les vendredis pour nous assurer qu'aucun retard ne doit être communiqué au client. Ce processus garantit que tout est traçable et il est toujours clair que ce qui a été fait et ce qui ne l’a pas été.

Exploitez la puissance des outils

Chez Auteur, nous utilisons beaucoup d’outils et nous essayons toujours d’automatiser le plus possible pour qu’il y ait moins de choses à penser au quotidien. Tout ce que vous faites plus de deux ou trois fois par jour et se prête à une sorte d'automatisation, de script ou de normalisation doit être automatisé.

Vous pouvez utiliser GitHub pour le contrôle de version et Travis pour une intégration continue. Répartissez toutes les tâches, commits et projets dans Slack ou HipChat. Nous avons toutes nos tâches à Asana. Nous pouvons ensuite obtenir des estimations de travail que nous convertissons en rapports. Nous examinons les rapports pour voir qui est à l'heure, qui est lent et pour quelle raison.

Si quelqu'un est lent, nous communiquons avec eux de manière appropriée pour savoir ce qui se passe. Au final, nous utilisons ces informations pour générer des factures pour nos clients.

Grandir

Mario a d'abord pensé pouvoir créer un environnement de travail horizontal, mais il a vite compris que ce n'était pas pour lui. Au lieu de cela, il a choisi de travailler dans des équipes plus petites sur des projets. En tant qu’entreprise distribuée, sur trois continents, les employés de Auteur travaillent dans des fuseaux horaires différents et la rationalisation de la communication peut devenir difficile. Moins de personnes travaillent sur un projet, plus la communication est facile.

C'est pourquoi la hiérarchie verticale est un peu plus simple, surtout si vous avez également des chefs de projet pour vous aider dans l'organisation de l'équipe. Dans tous les cas, assurez-vous que tout le monde a un accès direct au PDG ou au principal décideur afin de pouvoir le contacter s'il se sent réduit au silence ou maltraité par d'autres personnes pour une raison quelconque.

En relation:

Conseils de rétention des employés

Bien que notre équipe sur place ici à Auteur se réunisse régulièrement pour déguster de la bière et du narguilé, tous nos coéquipiers ne peuvent participer à une telle expérience. C'est pourquoi nous avons des discussions distendues et relaxantes à Slack. Mario et les autres membres de la direction suivent également les médias sociaux des employés et partagent nos gains personnels afin de donner à l’équipe le sentiment de… devenir une équipe.

Vendredi en fin d'après-midi – terminer les tâches restantes et préparer les sprints pour la semaine à venir pic.twitter.com/qhyTS8DACx

– Mario Peshev (@no_fear_inc) 9 mars 2018

Mario prend le temps de noter les trois priorités de la vie de chacun et de nous aider à les atteindre. De cette façon, nous sommes plus satisfaits et pouvons faire face à des tâches supplémentaires si nécessaire.

Augmenter l'engagement

Les bureaux virtuels d’Alliance suggèrent d’engager de plus en plus d’équipes dans le cadre d’activités visant à renforcer la socialisation entre employés distants. De cette façon, vous pouvez stimuler le moral et aider à stimuler la créativité de chaque personne, ce qui peut être finalement bénéfique pour l’entreprise.

Source: Bureaux virtuels Alliance.

Tout transformer

La création de processus est utile à la fois pour les nouveaux employés et les membres établis de l'équipe. Cela permet aux nouveaux employés de se mettre au diapason beaucoup plus rapidement. Les processus rendent également le travail plus prévisible et moins décevant en cas de problème.

Utilisez les méthodes DRY & KISS ici: Ne vous répétez pas et restez simple S… Dude. Automatiser et traiter autant que possible vous laissera du temps pour développer votre entreprise.

Une remarque très importante que Mario fait ici concerne la science des interruptions: la science sur la manière dont les interruptions au bureau affectent les membres de votre équipe. La version très courte est la suivante: moins il y a de perturbations, meilleur est le travail de votre équipe.

Une communication claire est la clé

La communication est géniale. Lorsque cela est fait correctement, cela vous fera économiser beaucoup de temps et d’efforts. Une communication efficace améliore la gestion et la planification du projet et réduit les surprises. Cela évite également les drames, les retards et les erreurs.

Sans oublier que votre esprit d'équipe bénéficiera de toute cette prévention dramatique. Une communication précise vous fait gagner du temps et des efforts à long terme.

Connexe: 7 lois de la vente et de la physique que chaque entreprise SaaS devrait connaître

Apprentissage continu

Cela s'applique à tous les types d'équipes. Toutefois, les équipes réparties peuvent tirer un bénéfice considérable de l'apprentissage et de l'amélioration constants. Cela signifie à la fois développer en équipe, améliorer les processus et se développer individuellement. Chez Auteur, nous effectuons régulièrement les tâches suivantes:

• Aller à des événements communautaires.
• Contribuer à WordPress.
• Suivre des cours.
• Faites des revues de code et de la programmation par les pairs.
• Essayez d’apprendre de nouvelles choses chaque semaine, même et surtout dans des créneaux différents des nôtres.
• Essayez de nouveaux outils.
• Toujours essayer de contester et d'améliorer le processus.

Pour conclure, Mario cite le conseil de Matt Mullenweg:

«Nous nous concentrons sur deux choses lors de l'embauche. Premièrement, trouvez les meilleures personnes possibles dans le monde. Et deuxièmement, laissez-les faire leur travail. Sors de leur chemin.

Vous pouvez trouver plus d'informations sur Mario ici sur notre site Web ou le suivre sur Quora, LinkedIn ou Gazouillement.

Avez-vous essayé de gérer une équipe distante? Aimez-vous?

Laissez un commentaire ci-dessous.